一、檔案室的設(shè)置

檔案室是各機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織統(tǒng)一保存和管理本機關(guān)檔案的內(nèi)部機構(gòu)。從全國檔案工作來說，檔案室是國家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)機構(gòu)。檔案室與部門檔案館、企業(yè)事業(yè)單位檔案館相比，兩者還是有一定區(qū)別的。一是檔案室的范圍較廣泛，包括機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織；二是相當(dāng)一批檔案室是保存檔案的過渡性機構(gòu)，如黨、政機關(guān)的檔案室，而有些部門檔案館、企業(yè)事業(yè)單位檔案館往往是終極性的檔案保管機構(gòu)，即無需向本地區(qū)綜合檔案館移交檔案。而同為企業(yè)事業(yè)單位的檔案保管機構(gòu)，檔案館與檔案室主要差異來自于企業(yè)事業(yè)單位的規(guī)模、條件、標(biāo)準(zhǔn)與水平。但無論如何，從性質(zhì)上講，部門檔案館、企業(yè)事業(yè)單位檔案館、檔案室都屬于機關(guān)的內(nèi)部檔案機構(gòu)。

二、檔案室的職責(zé)

依照《檔案法》第7條和《檔案法實施辦法》第9條規(guī)定，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織的檔案機構(gòu)應(yīng)該履行下列職責(zé)：

（1）貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針政策，建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度；

（2）指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作；

（3）統(tǒng)一管理本單位的檔案，并按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案；

（4）監(jiān)督、指導(dǎo)所屬機構(gòu)的檔案工作。

隨著我國市場經(jīng)濟體制的確立和所有制形式的多元化，出現(xiàn)了一些新型的檔案管理機構(gòu)，如商業(yè)性文件中心、檔案寄存中心、檔案事務(wù)所等。它們共同的特點是有償服務(wù)，盡管此類檔案機構(gòu)的設(shè)置、運行等相關(guān)問題尚未在我國檔案法規(guī)中作出明確的規(guī)范，但這些機構(gòu)的產(chǎn)生，對推動我國檔案工作的發(fā)展和探索我國檔案管理的新形式正發(fā)揮著積極作用。不過在檔案事業(yè)發(fā)展過程中起著基礎(chǔ)性、決定性作用的，仍是我國依法建立的各級檔案行政管理機構(gòu)、各級各類檔案館和檔案室，它們組成了一個相互聯(lián)系、相互區(qū)別的有機整體，共同構(gòu)成檔案事業(yè)完整的組織體系。