一、檔案室的設置

檔案室是各機關、團體、企業事業單位及其他組織統一保存和管理本機關檔案的內部機構。從全國檔案工作來說，檔案室是國家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業務機構。檔案室與部門檔案館、企業事業單位檔案館相比，兩者還是有一定區別的。一是檔案室的范圍較廣泛，包括機關、團體、企業事業單位及其他組織；二是相當一批檔案室是保存檔案的過渡性機構，如黨、政機關的檔案室，而有些部門檔案館、企業事業單位檔案館往往是終極性的檔案保管機構，即無需向本地區綜合檔案館移交檔案。而同為企業事業單位的檔案保管機構，檔案館與檔案室主要差異來自于企業事業單位的規模、條件、標準與水平。但無論如何，從性質上講，部門檔案館、企業事業單位檔案館、檔案室都屬于機關的內部檔案機構。

二、檔案室的職責

依照《檔案法》第7條和《檔案法實施辦法》第9條規定，機關、團體、企業事業單位及其他組織的檔案機構應該履行下列職責：

（1）貫徹執行有關法律、法規和國家有關方針政策，建立、健全本單位的檔案工作規章制度；

（2）指導本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作；

（3）統一管理本單位的檔案，并按照規定向有關檔案館移交檔案；

（4）監督、指導所屬機構的檔案工作。

隨著我國市場經濟體制的確立和所有制形式的多元化，出現了一些新型的檔案管理機構，如商業性文件中心、檔案寄存中心、檔案事務所等。它們共同的特點是有償服務，盡管此類檔案機構的設置、運行等相關問題尚未在我國檔案法規中作出明確的規范，但這些機構的產生，對推動我國檔案工作的發展和探索我國檔案管理的新形式正發揮著積極作用。不過在檔案事業發展過程中起著基礎性、決定性作用的，仍是我國依法建立的各級檔案行政管理機構、各級各類檔案館和檔案室，它們組成了一個相互聯系、相互區別的有機整體，共同構成檔案事業完整的組織體系。