摘要：檢察機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化主要是指將檢察訴訟檔案數(shù)字化，通過數(shù)字化掃描和在線接收形式，把檢察機(jī)關(guān)各類實體檔案信息，利用計算機(jī)存儲，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息。本文結(jié)合D縣檢察院實際情況，通過分析研究、比對提煉檔案數(shù)字化進(jìn)程中的影響要素，提出基層檢察機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化高質(zhì)量發(fā)展優(yōu)化路徑。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案數(shù)字化；檢察機(jī)關(guān)

一、檔案數(shù)字化包含的內(nèi)容

檢察訴訟檔案是指各級人民檢察院在依法辦理案件過程中形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。其中，所有檔案都必須嚴(yán)格按照卷宗規(guī)則執(zhí)行，由于性質(zhì)不同，將其分為從民事到刑事等多種類型。這些檔案客觀地反映了檢察機(jī)關(guān)的全部活動，這些材料是訴訟程序和最后審判的基礎(chǔ)，為法庭提供了信息來源，并為法庭保留了證據(jù)。檔案數(shù)字化是檔案信息資源創(chuàng)建的重要組成部分，對檢察機(jī)關(guān)來說，數(shù)字檔案是最終格式。保護(hù)各種數(shù)據(jù)，建立全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)智能管理，利用軟件技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)真正滿足安全需求，實現(xiàn)資源共享、存檔。

二、新時代檢察機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化中存在的問題

（一）檔案數(shù)字化外包公司專業(yè)性不強(qiáng)

檔案數(shù)字化外包公司屬于新興產(chǎn)業(yè)公司，在業(yè)務(wù)拓展、資源管理方面缺乏經(jīng)驗，在進(jìn)行數(shù)字化處理的過程中，存在頻繁返工現(xiàn)象，公司專業(yè)性不強(qiáng)，嚴(yán)重影響到檢察機(jī)關(guān)正常工作計劃。

一是數(shù)字外包公司聘請人員專業(yè)素質(zhì)不高。外包加工工作人員大多是從本地聘請一些剛畢業(yè)的大學(xué)生或者待業(yè)青年，沒有接受過崗前培訓(xùn)，也沒有法律或檔案背景。二是外包公司的工作人員更換頻繁，因為種種因素工作交接不到位，降低了數(shù)字化加工的質(zhì)量和效率。三是外包公司針對員工的法律課程很少，也沒參與資格考試，缺乏教育和培訓(xùn)，工作人員的技能水平不夠高，不能滿足基層檢察機(jī)關(guān)工作的需要。四是是后期維護(hù)服務(wù)不到位。完成一項檔案數(shù)字化外包工作并不代表外包工作的徹底完成，檢察機(jī)關(guān)在日后應(yīng)用中遇到問題，都需要外包公司跟進(jìn)負(fù)責(zé)解決。外包公司承擔(dān)業(yè)務(wù)、咨詢和系統(tǒng)啟用以及后續(xù)維護(hù)服務(wù)。檔案數(shù)字化工作有其特殊性，需要先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備來執(zhí)行。實踐中，D縣檢察院在使用過程遇到問題，應(yīng)將問題反饋給外包公司來解決，但外包公司往往不能很好、及時的解決。綜合考慮這些因素，當(dāng)前D縣檢察院聘請的外包公司提供的數(shù)字化加工服務(wù)不能滿足基層檢察機(jī)關(guān)的工作需要。

（二）缺乏檔案數(shù)字化建設(shè)專業(yè)人才

優(yōu)秀、專業(yè)的人才隊伍建設(shè)是提高檢察機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)水平的重要渠道。

當(dāng)前基層檢察機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)需要一支穩(wěn)定的數(shù)字化加工隊伍。

依據(jù)2021年2月3日最高人民檢察院第十三屆檢察委員會第六十一次會議審議通過的《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》第九條及第七條：檔案部門負(fù)責(zé)檔案的管理工作，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門訴訟檔案的收集、整理與歸檔移交工作。可以看出：訴訟檔案應(yīng)當(dāng)由業(yè)務(wù)部門數(shù)字化加工，且訴訟檔案在移交時，電子版與紙質(zhì)版應(yīng)當(dāng)一致。但在實踐中，業(yè)務(wù)部門根本沒有時間做到將電子檔案與紙質(zhì)檔案加工一致的數(shù)字化建設(shè)需要。訴訟檔案以紙質(zhì)形式呈現(xiàn)，且由于紙質(zhì)的脆弱性，在反復(fù)使用過程中非常容易遭到破壞。D縣檢察院發(fā)現(xiàn)在向業(yè)務(wù)部門傳輸檔案的過程中，業(yè)務(wù)部門工作繁忙，在拆解案卷時，或在重新裝訂時，在檔案出庫和入庫搬運過程中可能會對檔案造成破壞，導(dǎo)致訴訟檔案原貌受損。

D縣檢察院在吸引和培養(yǎng)數(shù)字化領(lǐng)域的管理人才，沒有準(zhǔn)確和長遠(yuǎn)的規(guī)劃，影響了數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)域高層次人才全面培養(yǎng)的效率。筆者認(rèn)為，可以通過招聘或者從其他部門引進(jìn)專業(yè)知識水平高、工作能力強(qiáng)的人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)組建一支穩(wěn)定的數(shù)字化加工隊伍。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)中信息存在安全隱患

在檔案數(shù)字化建設(shè)中，數(shù)據(jù)安全風(fēng)險主要表現(xiàn)為泄漏和修改的風(fēng)險。泄露風(fēng)險是指工作人員利用自有存儲設(shè)備私自獲取信息或利用計算機(jī)防火墻漏洞泄露案件材料信息。修改風(fēng)險包括主觀刪除、更改案卷信息或在輸入信息時無意識地更改信息。

D縣檢察院與外包公司建立合作關(guān)系后，將向外包公司提交檔案，外包公司錄入員需要對每一份檔案進(jìn)行信息輸入以及逐項核對等操作，必然會了解卷宗內(nèi)容，掌握其中機(jī)密。如果外包員工缺乏保密意識，訴訟檔案就存在泄密風(fēng)險。如果工作人員直接帶走原始文件，導(dǎo)致信息公開，容易引發(fā)安全風(fēng)險。基層檢察機(jī)關(guān)將數(shù)字化檔案外包，如果外包公司對員工管理不合格，技術(shù)控制不到位，導(dǎo)致訪問權(quán)限不受制約，很可能導(dǎo)致信息安全問題。

三、新形勢下完善基層檢察機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化對策

（一）優(yōu)選檔案數(shù)字化外包公司

1.加強(qiáng)外包公司資格審查

外包公司應(yīng)當(dāng)是依法登記注冊并可以依法承擔(dān)民事責(zé)任的法人，并能夠出示營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)和許可證明，外包公司注冊資金應(yīng)超過100萬元，員工人數(shù)需超過50人，業(yè)務(wù)范圍有“數(shù)字化加工服務(wù)”。這個規(guī)模的公司一般有很強(qiáng)的基礎(chǔ)和長遠(yuǎn)的發(fā)展，今后會更加注重自身的工作質(zhì)量和售后服務(wù)，在一定程度上能在各方面提供足夠的保障。檢察機(jī)關(guān)在咨詢外包公司的資格時，應(yīng)要求對方提供股權(quán)結(jié)構(gòu)、法定代表人身份和實際控制人身份的復(fù)印件。還要仔細(xì)研究分包商的設(shè)備，分析其綜合潛力，確定其實力，并在此基礎(chǔ)上作出選擇。

2.提升外包公司售后服務(wù)

除了要對外包公司資格審查外，還要綜合考慮外包公司的售后服務(wù)質(zhì)量。項目中、后期提供技術(shù)服務(wù)有兩種方式：項目前期和實施過程的技術(shù)服務(wù)、項目完成后售后維護(hù)服務(wù)。服務(wù)形式可包括電話服務(wù)、現(xiàn)場服務(wù)、遠(yuǎn)程指導(dǎo)等。工程全面驗收后，實行三年免費維護(hù)和質(zhì)量保修期。無論是在質(zhì)量保證期內(nèi)還是在質(zhì)量保證期結(jié)束后，數(shù)字外包公司都有責(zé)任為其所實施的項目提供24小時不間斷的技術(shù)支持服務(wù)，以滿足各種需要。免費維修期結(jié)束后提供的技術(shù)支持和維修只按成本價等收取費用。

（二）建立檔案數(shù)字化的專業(yè)團(tuán)隊

1.成立一支穩(wěn)定的、專業(yè)的數(shù)字化加工隊伍

D縣檢察院必須通過正規(guī)考試，自主招聘檔案專業(yè)人員，形成一支穩(wěn)定的、專業(yè)的數(shù)字檔案管理隊伍，為確保數(shù)字化檔案工作穩(wěn)定、長期發(fā)展提供有力支持。當(dāng)前基層檢察機(jī)關(guān)普遍存在檔案工作移交困難、訴訟檔案材料不全、檔案序列混亂等主要問題，這亟待檔案專業(yè)人員解決。數(shù)字化加工隊伍給基層檢察院帶去的不僅是專業(yè)的檔案知識、先進(jìn)的管理理念，更有豐富的檔案工作經(jīng)驗。但更重要的是將這些知識轉(zhuǎn)化為實踐，積極參與檔案數(shù)字化工作，引導(dǎo)檢察院檔案信息化有序發(fā)展。通過實際工作，了解訴訟的特點、難點和服務(wù)方向，并在此基礎(chǔ)上建立科學(xué)、高效的訴訟信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)便于檢察院的有效利用，也便于公眾查閱訴訟記錄。

2.健全檔案數(shù)字化人才的培養(yǎng)機(jī)制

D縣檢察院高層要認(rèn)真考慮本單位數(shù)字管理人員數(shù)量、知識結(jié)構(gòu)與數(shù)字檔案建設(shè)要求之間的差距，完善數(shù)字檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制。實現(xiàn)數(shù)字化，科學(xué)規(guī)劃數(shù)字化管理人才培養(yǎng)的近期和遠(yuǎn)期。

一是拓寬人才培養(yǎng)途徑：對，現(xiàn)有專職兼職管理團(tuán)隊進(jìn)行數(shù)字知識、網(wǎng)絡(luò)平臺應(yīng)用、知識共享等方面的培訓(xùn)，提升單位數(shù)字檔案建設(shè)綜合能力；通過專業(yè)機(jī)構(gòu)或高校進(jìn)行社會層面的職業(yè)培訓(xùn)或再培訓(xùn)。

二是加強(qiáng)人才的培訓(xùn)方法：針對現(xiàn)有人才缺乏一定法律專業(yè)知識、缺乏檔案專業(yè)和信息技術(shù)專業(yè)知識和技能的現(xiàn)象，D縣檢察機(jī)關(guān)高度重視檔案建設(shè)和信息技術(shù)短板，加強(qiáng)檔案管理和信息技術(shù)專業(yè)的理論知識儲備，提高這兩個專業(yè)在數(shù)字檔案方面的實踐能力，實現(xiàn)“短期單一型人才、長期復(fù)合型人才”的效果。

（三）加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包交接安全管理

1.訴訟檔案實體交接的安全管理

在檔案數(shù)字化過程中，某一環(huán)節(jié)的遺漏會造成紙質(zhì)檔案的損壞。照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，移交檔案時應(yīng)遵守相關(guān)要求：（1）由庫房管理員和公司指定的專人共同清點檔案，填寫《檔案出入庫交接表》。檔案交接表，必須用手寫簽字確認(rèn)，不得打印、復(fù)制、登記借閱檔案的詳細(xì)資料。（2）嚴(yán)禁強(qiáng)行翻扯檔案，老化紙質(zhì)資料嚴(yán)禁徒手直接接觸，防止資料損壞。（3）查閱檔案時，要保證保管人員和公司指定人員同時在場，防止一人使用。（4）將提供的檔案按年代、種類、保質(zhì)期放置在檔案處理場所的周轉(zhuǎn)柜或周轉(zhuǎn)通道內(nèi)，并粘貼檔案相關(guān)信息的標(biāo)簽。（5）從檔案到工程周轉(zhuǎn)室必須有倉庫管理員和公司委派的兩人，檔案不得單獨管理。

2.提升數(shù)字化加工設(shè)備的技術(shù)水平

技術(shù)是影響檔案數(shù)字化外包安全的重要因素，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，需要740技術(shù)為檔案數(shù)字化提供保障。數(shù)字外包加工設(shè)備文件可用于數(shù)據(jù)保護(hù)，避免文件信息泄露，內(nèi)部安全可通過加密、擴(kuò)展訪問等技術(shù)進(jìn)行防范。外部安全允許通過防火墻、防病毒等技術(shù)攔截病毒。

就計算機(jī)、掃描儀等而言，所有不必要的數(shù)據(jù)輸出設(shè)備或用于數(shù)字文件處理的端口，如光驅(qū)接口、紅外線接口、USB接口、藍(lán)牙接口應(yīng)通過專業(yè)的技術(shù)手段和物理設(shè)備關(guān)閉，并定期對關(guān)閉的設(shè)備或端口進(jìn)行檢查是否有使用痕跡；圖像存儲光盤根據(jù)文件類型、年份和保質(zhì)期存儲原始材料圖像，不進(jìn)行密級分類；光盤應(yīng)確保記錄時沒有病毒，數(shù)據(jù)刻錄到光盤后，必須密封到光盤中，以后不得添加文件；將數(shù)字文件處理網(wǎng)絡(luò)與其他網(wǎng)絡(luò)隔離，禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標(biāo)等設(shè)備。

綜上所述，新時代基層檢察機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展速度不斷加快，并向?qū)I(yè)化及信息化進(jìn)行發(fā)展，而在信息化時代下，訴訟檔案管理工作所具有的重要地位更是日益凸顯。各基層檢察機(jī)關(guān)應(yīng)該牢牢抓住機(jī)遇，完善檔案管理體系，制定好訴訟檔案管理數(shù)字化建設(shè)長期性目標(biāo)，確保訴訟檔案數(shù)字化得以真正實現(xiàn)，在提升基層檢察機(jī)關(guān)審判管理質(zhì)效、實現(xiàn)社會稀缺法律資源共享方面發(fā)揮重要作用。

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編輯：康愛國

審核：姚啟明