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科研物資采購全程電子化系統(tǒng)

產品, 產品專題, 宇凡產品 2022年10月13日下午1:18 62

一、概述

科研物資采購全程電子化是利用了先進的網絡技術及計算機技術，極大提高了科研單位物資采購的效率，同時有利于節(jié)約成本，優(yōu)化采購管理流程，進一步促進大專院校、科研院所的可持續(xù)發(fā)展。

科研單位通過制定科研物資采購管理辦法及內部審批流程，借助于宇凡內控管理系統(tǒng)，直接對接科研電商平臺，實現(xiàn)從經費預算、物資選購、在線審批、訂單（合同）確認、驗收收貨、統(tǒng)一結算的科研物資采購全程電子化管理，大大提升科研物資采購與管理效率。

二、特色

1、節(jié)約采購成本

在電商平臺采購，不僅可以進一步拓展供貨商的選擇范圍，而且在供應商數(shù)量上，還打破了傳統(tǒng)采購模式的束縛性，實現(xiàn)由本地性采購轉向全國化采購目標。與此同時，在網上采購還能降低采購成本，利用網站信息資源共享，達到無紙化辦公目的。

2、提高采購效率

電子采購方式融入計算機技術，有利于科研單位內部業(yè)務流程重組，使得物資采購工作更加簡單化。

3、加強交易透明度

在電子采購中，通過信息公示使采購流程具有公開性，交易雙方減少不必要的接觸，通過軟件系統(tǒng)固化標準采購及審批流程，一方面提高了采購效率，同時也起到實時監(jiān)督的作用，加強了交易透明度。

4、采買、結算分離

通過宇凡內控管理系統(tǒng)一鍵登錄科研電商平臺，課題人員實現(xiàn)在線選購、下單，實時校驗課題經費是否有額度，實現(xiàn)無預算不能下單，訂單確認后實時凍結預算額度防止其他開支占用。物資收貨驗收后由統(tǒng)一結算員負責跟各供應商核對物資、發(fā)票等，生成統(tǒng)一結算確認單走審批流程，提交財務付款，科技人員只需根據(jù)科研需要采買物資，無需關心報銷付款事務，把“放管服”落到實處。

三、功能

1、系統(tǒng)對接

通過宇凡內控管理系統(tǒng)和科研電商平臺的系統(tǒng)用戶對接，實現(xiàn)單點登錄，內部用戶通過登錄宇凡軟件，點擊“商城”，一鍵登錄電商平臺，用戶身份無縫對接既降低了系統(tǒng)維護工作的復雜度，又保障了雙方系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性和一致性。

2、科研物資選購及訂單下達

科研電商平臺選購科研物資，添加到購物車，點擊確認按鈕，實時校驗課題經費科目余額，有預算則自動對接宇凡內控管理系統(tǒng)，下達采購訂單，走內部訂單審批流程。

3、采購訂單內部評審

根據(jù)院內控制度要求，對于不同采購金額的訂單走不同的審批流。審批完成后自動確認商城訂單。實現(xiàn)合同審批全程電子化：通過云科研APP或微信推送消息提醒、進行在線審批、電子簽名等。

4、電子合同在線簽署

系統(tǒng)自動識別合同附件，提醒用戶在線簽署電子合同（支持集成第三方電子合同簽署平臺）。

5、發(fā)送電子合同給對方簽署、確認訂單

確認合作供應商后，提交業(yè)務單據(jù)給對方簽署（對方可登錄供應商門戶在線簽署或下載合同附件登陸第三方電子合同平臺簽署），流程提交結束，自動確認商城訂單。

6、商家發(fā)貨、甲方收貨驗收

商家根據(jù)確認的合同訂單發(fā)貨，甲方組織驗貨、確認簽收。

7、統(tǒng)一結算

甲方月末根據(jù)驗貨單和供應商發(fā)票，由電商平臺發(fā)起統(tǒng)一結算單，自動推送至宇凡內控系統(tǒng)，發(fā)起內部統(tǒng)一結算審批流程。

8、上傳電子發(fā)票，識別驗重

上傳電子發(fā)票，在線識別獲取發(fā)票信息，查驗等。

9、在線結算審批，集中支付

單位領導在線審批統(tǒng)一結算單，簽署意見，出納批量導出付款清單，登錄網銀導入付款單，財務負責人審批付款，網銀轉賬。

10、生成憑證

總賬會計根據(jù)審核后的報銷單和預制憑證規(guī)則批量生成會計憑證，入賬務系統(tǒng)，物資采購流程結束。

四、價值

1、由于互聯(lián)網的高效、信息曝光快，普遍縮短采購時間。傳統(tǒng)的線下采購，需要供應商的發(fā)掘、溝通、談價、比價、議價、合同的簽訂、物流的跟催等流程，耗時太長，線上的交易可以有效補充線下采購的不足。

2、大數(shù)據(jù)時代的采購模式。傳統(tǒng)的線下供應商范圍有限，依靠線上采購平臺供應商大數(shù)據(jù)，對于采購人來講，有更多的選擇性，可以更好地降低成本。

3、通過線上采購信息平臺，可以為采購雙方節(jié)省人工成本。傳統(tǒng)線下的采購需要專門的采購人員負責采購事宜，線上的采購則節(jié)省了大量的人工成本和溝通成本，讓采購更便捷。

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